怀化学院学术活动管理办法.doc

怀化学院学术活动管理办法（试行） 第一章 第一条 总 则 为营造良好的学术氛围，提高我校教学、科研水平，加强学科建 设，增强对外学术交流的积极性和自主性，提高学术活动的质量，促进学术活动 有序开展，规范学术活动的管理，特制定本管理办法。 第二条 学术活动包括学术会议、学术讲座及学术交流等，具体包括： 1、由我校主办、承办或与校外单位共同主办、承办的国际性学术会议、全 国性学术会议和全省性学术会议； 2、挂靠我校的省级以上学术团体在我校主办的学术会议； 3、省级以上科研管理部门在我校主办的科研管理年会及其它专题会议； 4、校内外专家学者在我校举行的学术讲座； 5、我校教师参加在国内外举办的各种学术会议。 第三条 上述各种学术活动是指： 国际性学术会议：经国家有关部门批准，在国内外举行、面向世界或国际区 域征集论文且有外国专家学者参加的学术会议。 全国性学术会议：经国家有关部门批准，国家级学术团体在国内举行、主要 有国内专家学者参加的学术会议。 全省性学术会议：指经省内有关部门批准，省级学术团体在省内举行、只有 本省专家学者参加的学术会议。 学术讲座：是讲述在学科的某个领域或某个方向的研究或探索，旨在传播科 学研究与应用发展的新理论、新方法、新信息的学术性讲学，不包括以培训为目 的的受聘讲学活动，教学交流、教学辅导报告、学生思想教育报告及有关工作报 告也不属于学术讲座范围。学术讲座分外请专家讲学和校内学术讲座两种。 第二章 学术活动的条件 第四条 本校举办（承办）或与校外单位共同主办（承办）学术会议，须 具备下列条件： 1、会议指导思想正确、目的明确、坚持四项基本原则。会议主题必须有利 于我校科学研究、学科建设和师资队伍建设，且具有实质性的推动作用。 2、会议主题所涉及的学科或技术领域原则上应属于我校重点学科建设范畴， 所涉及的学科有研究队伍和一定的研究基础，承担有省级以上研究课题或已取得 一定数量和质量的有一定影响的研究成果。 3、会议组织健全，且须有我校专家学者进入会议的领导机构或论文评审委 员会。 4、须有我校作者提交会议交流的论文(不少于 5 篇)。 5、国际学术会议必须严格按照国家和省有关规定办理报批手续。未经报批， 任何单位任何个人都不得以学校名义主办或承办国际学术会议。主办或承办国内 学术会议必须取得政府主管部门或学会、研究会的正式批文。 6、国际学术会议必须能邀请到国际上该领域的著名专家学者出席，全国性 或省级学术会议必须邀请到国内或国内该领域的著名专家学者出席。 第五条 受邀来我校讲学的校外专家学者须具备以下条件： 1、学术背景：具备博士生导师资格的专家学者，省部级以上科研管理部门 的主要领导，在某一领域做出特殊贡献的行业、企业专家。优先邀请两院院士、 国务院学位委员会学科评议组成员、长江学者及国家自然科学基金、国家社会科 学基金项目评审专家。 2、工作背景：原则上要求所属单位是国际知名大学、国内“211”、 “985”高校、中国科学院、中国社会科学院、国家重点实验室、国家工程研究 中心、国家人文社科研究基地、省部级以上科技管理部门及与我校学科密切相关 的行业或企业。 第六条 进行学术讲座的校内教师须具有副高级以上专业技术职称或博士 学位。 第三章 学术活动的经费及管理 第七条 学校年度财务预算设立学术会议、学术讲座及学术交流专项经费， 由科技处负责管理，分别用于资助主办（承办）学术会议、邀请专家讲学和教师 外出参加学术会议。 第八条 科技处每年根据学校财力及所开展的学术活动的规格来确定各类学术活动的资助标准；学术 活动所产生的费用由学校、学科或平台共同承担。 第九条 学术讲座资助经费主要用于开支外请专家的往返差旅费、讲座酬金、食宿费、市内交通费等， 并遵循“包干使用、超支不补”的原则。 第十条 对于校内教师开展学术讲座，由科技处组织的全校性讲座，其讲座酬金从学术讲座专项经费 中开支；由系（部）或重点学科组织的讲座，其讲座酬金由相应系（部）或重点学科开支。 第十一条 对于教师外出参加学术会议，其费用从分摊到系（部）的学术活动人头费、重点学科或科 研平台运行经费、个人科研项目经费中开支。由学校经费资助外出参加学术会议的，教师应带论文参会， 且会后须及时向所在单位作会议报告，否则原则上不予资助。 第四章 学术活动的申报及组织管理 第十条 科技处和各系（部）共同负责学术活动的管理。任何学术活动都 必须严格遵守国家法律、法规和上级有关规定，报告人和承办单位负责人必须对 学术活动的政治和社会影响负全部责任。 第十一条 申报计划 1、主办、承办学术会议 每年 12 月，由科技处下发通知组织申报下一年度的会议计划，申报单位必须按 要求填写申请表格，内容包括参会的知名专家、会议规模、经费预算等。 2、学术讲座 每年 12 月，各系（部）将下一年度的讲学计划（即《怀化学院学术活动 计划表》（见附件 1）报送科技处审核、汇总。 第十二条 举办学术交流活动的一般批准程序是由科技处审核签署意见，报 主管校领导签署批准意见后组织实施；国际会议和全国性会议还须提交校长办公 会，报校长审批后组织实施。 第十三条 学术活动严格实行会前/讲前申报制度。 1、主办或承办学术会议的具体实施单位于会前 1 个月向科技处提交主办或 承办学术会议的报告，填写《怀化学院举办、承办学术会议审批表》（见附件 2），签字盖章手续完后送科技处备案；填报内容主要包括：会议名称、主题、 主办单位、会议时间、地点、会议组织机构、经费来源说明、日程安排、拟到会 专家学者名单、我校提交论文情况等，并附政府主管部门（含学会、研究会）或 委托单位的批文附件及会议背景材料。 2、外请专家讲学的具体实施单位于讲前一周向科技处提交邀请专家讲学的 报告，填写《怀化学院学术讲座审批表（校外专家）》（见附件 3），履行签字 盖章手续后送科技处备案；填报内容为专家基本情况及讲学内容简介等。 3、校内教师学术讲座于讲前一周由主讲教师向所属单位报告，填写《怀化 学院学术讲座审批表（校内专家）》（见附件 4），经科技处同意后交科技处及 所在单位备案。 4、校内教师参加学术会议前二周向所在单位提出申请，填写《怀化学院教 师参加学术会议审批表》（见附件 5），经所在单位或学科（平台）同意后报科 技处备案。 第十四条 学术活动严格实行会后/讲后报告制度。 1、学术会议结束后，承办单位须及时向科技处提交会议综述（不少于 1000 字）、会议资料（包括大会照片、讲学照片及音像资料）、活动总结（会议概况、 交流论文情况、收获和体会、对学科发展的启示及今后学科科研工作的设想）及 会议经费决算表。 2、专家讲学结束后，承办单位须及时向科技处提交讲学活动综述（不少于 500 字）、音像资料（包括讲座的内容、时间、地点、照片、专家的学术背景 等）、活动总结及经费决算表。 3、校内教师学术讲座后，主讲教师须及时向所属单位提交讲座内容综述（不 少于 300 字）。 4、校内教师外出参加学术会议后，应及时向所属单位提交参加会议资料， 并填写《怀化学院教师参加学术会议情况反馈表》（见附件 6）。 第十五条 宣传工作。科技处应及时将学术会议资助和专家讲学资助实施计 划、实施结果在科技处网站主页上予以公布；主办或承办学术会议及讲学的单位 必须做好宣传工作，要在活动结束后 2 天内将文字图片资料及时报送科技处进行 网上宣传报道；举办会议的单位须在其网页及公开媒体上发布学术会议信息，举 办讲学的单位要及时在其网页上发布讲学信息。 第十六条 资料归档。学术活动结束后 2 周内办完资料归档和报账工作，资 料归档后方可报账。所有提交科技处的归档资料均须提供电子文档；所有的纸质 归档材料（审批表除外）须准备 1 式 2 份，1 份由所属单位存档，1 份报送科技 处存档；审批表须提供 1 式 4 份，2 份由系（部）和科技处存档，1 份用于制作 宣传海报，1 份用于报账。 第五章 附 则 第十七条 申请学术活动资助已获批准的单位和个人，会议或讲学因故未办 或未成行的，取消本次资助资格并取消 1 次计划指标；主办承办的会议未能达到 申请计划中预期效果的，由科技处根据实际情况减少部分资助金额。 第十八条 科技处根据学校当年财力实际状况可适当调高或调低学术活动 资助额度。 第十九条 凡违反以上规定或弄虚作假者，取消资助资格，已支付的费用予 以追回，并通报批评，且 3 年内不得申报学术活动。 第二十条 本办法中“以上”者，均含本级。 第二十一条 本办法由科技处负责解释并自发布之日起施行，学校此前的有 关规定与本办法不一致的，以本办法为准。 附件 1 怀化学院学术活动计划表 附件 2 怀化学院举办、承办学术会议审批表 附件 3 怀化学院学术讲座审批表（校外专家） 附件 4 怀化学院学术讲座审批表（校内专家） 附件 5 怀化学院教师参加学术会议审批表 附件 6 怀化学院教师参加学术会议情况反馈表